VirgamVeelgestelde vragen
Korte antwoorden over de app, het beheerportaal, koppelen en de prijs. Ook wat Virgam nog niet doet. Staat je vraag er niet bij? Bel of mail Joost.
Starten met Virgam
Heb ik kastjes, een prikklok of andere hardware nodig?
Nee. Je medewerkers gebruiken de app op een smartphone: een telefoon van de zaak of de eigen telefoon van de medewerker. Op elk object hang je een QR-code. Die maak je in het beheerportaal en download je daar als afbeelding, klein of op printformaat. Printen en ophangen doe je zelf. Komt er een object bij, dan maak je een nieuwe code en hang je die op.
De app vraagt toegang tot de camera, voor de QR-code en foto's, en tot de locatie, die alleen bij het klokmoment wordt vastgelegd. Inklokken kan alleen met de app. Wat je regelt voor wie geen smartphone heeft, of de app niet op zijn eigen telefoon wil, bepaal je zelf. Spreek dat ook af met je OR. Gebruikt een medewerker zijn eigen telefoon, spreek dan ook af of daar een vergoeding tegenover staat.
Werkt de app op iPhone en Android?
Ja. Er is een app voor Android en een app voor iOS. Zelf beheer je alles in het beheerportaal, in de browser. Tussen iPhone en Android zitten kleine verschillen, bijvoorbeeld in hoe precies de locatie is. Dat lees je bij inklokken per object.
In welke talen is Virgam er?
In het Nederlands en het Engels, zowel de app als het beheerportaal. De app volgt de taal van de telefoon: staat die op Nederlands, dan is de app Nederlands, anders Engels. In het beheerportaal kiest elke beheerder zelf de taal. Andere talen zijn er niet. Op een paar plekken staat nog Engels, zoals de datums boven het rooster op een iPhone en enkele schermen en meldingen in het beheerportaal.
Wat moet er gebeuren voordat we starten?
Bij jou valt niets te installeren behalve de app op de telefoons. Dit gebeurt er vóór de start:
- We tekenen een verwerkersovereenkomst. Heb je een OR, dan regel je eerst de instemming. Omdat de app bij het klokken de locatie vastlegt, doe je vrijwel zeker ook een DPIA.
- Je zet je objecten, medewerkers en diensten in het beheerportaal, of je eigen systeem doet dat via onze API.
- Je hangt de QR-codes op. Je medewerkers installeren de app en loggen in met het account dat ze van jou krijgen.
Wil je een koppeling met je eigen systeem, dan maken we die op offerte. Hoe lang het voor jouw bedrijf duurt, bespreek je met Joost.
Als het tegenzit
Wat als de camera van de telefoon niet werkt?
Dan typt de medewerker de naam van het object in de app. Dat kan alleen met bereik.
En als er geen bereik of internet is?
Dan bewaart de app de in- of uitklokscan op de telefoon en verstuurt hij die later, als er weer bereik is. Dat gaat nog niet altijd goed: zo'n scan kan verloren gaan of dubbel binnenkomen. Een scan zonder bereik staat ook nog niet naast de dienst in het rooster van het portaal.
Materiaal bestellen, een melding maken, een kwaliteitscontrole doen, een sleutel scannen en de naam van het object intypen kunnen alleen met bereik.
Wat als iemand vergeet uit te klokken?
Automatisch uitklokken aan het eind van de dag werkt nu nog niet voor elke klant. Of en hoe laat dat bij jou gebeurt, spreken we vooraf af. Werk je met diensten die over middernacht lopen, bespreek dat dan ook vooraf met ons.
Een medewerker krijgt een nieuwe telefoon. Wat dan?
Hij installeert de app op de nieuwe telefoon en logt in met zijn eigen account. Daarmee vervalt de inlog op de oude telefoon. Staan er op de oude telefoon nog scans die zonder bereik zijn gedaan, laat die dan versturen vóórdat hij op de nieuwe telefoon inlogt. Daarna kan dat niet meer. Bij zijn klokmomenten zie je vanaf dan een ander toestel-ID.
Kan iemand voor een ander inklokken?
Iedere medewerker heeft een eigen account, en inklokken gebeurt met het account dat in de app is ingelogd. Bij elk klokmoment zie je wie dat was, het object, de tijd, de locatie die de telefoon doorgaf en een toestel-ID.
Virgam keurt niets goed of af. De QR-code op het object blijft altijd dezelfde, en de app vergelijkt de locatie niet met het adres van het object. Jij ziet wat er is vastgelegd en beoordeelt het zelf.
Rooster en koppelen
Zit er een rooster in Virgam?
Ja. In het beheerportaal maak je een dienst: medewerker, object, datum, begin- en eindtijd. Dat gaat één dienst per keer; een hele reeks in één keer kan via de API, vanuit je eigen planning. Je medewerker ziet zijn rooster in de app, een week terug en vooruit, met ernaast wanneer hij in- en uitklokte.
In het portaal zie je per dienst gepland naast in- en uitgeklokt, voor vandaag en de komende dagen. Diensten van vóór vandaag toont het portaal nog niet naast de klokmomenten. Uren en loon rekent Virgam niet uit: dat doet je eigen systeem, met de klokmomenten uit Virgam. Meer bij rooster en verlof.
Kan Virgam koppelen met ons salaris- of boekhoudpakket?
Ja, als dat pakket met een API overweg kan. Met onze API haal je klokmomenten, materiaalbestellingen, meldingen, kwaliteitscontroles, verlofaanvragen en sleutelgegevens op. En je maakt er medewerkers, objecten, diensten, artikelen, sleutels, berichten en opdrachtgevers mee aan. Zo gaan de klokmomenten naar je salarisadministratie en de bestellingen naar je boekhouding of inkoop.
Kant-en-klare koppelingen hebben we niet. Exact is bijvoorbeeld te koppelen, op offerte. Dat kan ook met elk ander systeem dat met een API overweg kan. Toegang tot de API zit in de prijs. Laat je je eigen softwarepartner koppelen, dan rekenen wij daar niets extra voor. De sleutel en de documentatie krijg je van ons. Wat je precies ophaalt en aanmaakt, staat bij koppelen via de API.
Prijs
Wat kost Virgam?
€3,50 per gebruiker per maand, minimaal €175 per maand. Alle prijzen excl. btw. Een gebruiker is een medewerkersaccount in het beheerportaal; we tellen de accounts op de laatste dag van de maand. Beheerders tellen niet mee. Bij meer dan 600 gebruikers maken we een prijs op aanvraag. Rekenvoorbeelden staan op de prijspagina.
Wat zit er in de prijs, en wat kost extra?
In de prijs zitten alle functies van de app en het beheerportaal, zonder meerprijs per functie, en toegang tot de API. Bouwen wij een koppeling voor je, bijvoorbeeld met Exact, of maatwerk? Dat doen we op offerte.
Nog niet in het beheerportaal: verlof goedkeuren, en lijsten van bestellingen, meldingen en controles. Die haal je via de API op.
Gegevens
Waar staan de gegevens en wie kan erbij?
De database van de app en het beheerportaal staat bij DigitalOcean in Amsterdam. Voor onder meer foto-opslag, crashrapportage en gebruiksstatistieken werken we met dienstverleners. Het adres bij de locatie zoekt de telefoon op bij Apple of Google. Een deel daarvan verwerkt gegevens buiten de EU, vooral in de VS. Welke dat zijn, waar zij de gegevens verwerken en hoe die doorgifte is geregeld, staat in de verwerkersovereenkomst.
De beheerders in jouw organisatie zien de klokmomenten. Medewerkers zien hun eigen rooster en geschiedenis. Koppel je een eigen systeem via de API, dan kan dat systeem de gegevens ophalen. Kigma en onze ontwikkelpartner kunnen erbij voor beheer en support. Meer bij OR en privacy.
Staat je vraag er niet bij?
Bel of mail Joost. Hij laat je het beheerportaal zien en zegt eerlijk wat Virgam wel en niet doet.