OR en privacy

Locatie alleen bij het klokmoment

Bij inklokken en uitklokken legt de app de tijd, het object, de GPS-locatie, het adres van dat moment en het toestel-ID vast. De locatie wordt alleen op het klokmoment vastgelegd. Op de achtergrond legt de app geen locatie vast.

Wie vergeet uit te klokken, wordt om 23:55 automatisch uitgeklokt. We werken eraan om dat tijdstip per klant instelbaar te maken. Heeft de telefoon geen bereik, dan bewaart de app de scan en verstuurt hij hem later; zo'n scan kan nu nog verloren gaan of dubbel binnenkomen.

Wie ziet wat

• Beheerders in jouw organisatie zien per klokmoment de tijd, het object, de locatie, het adres en het toestel-ID.
• Medewerkers zien hun eigen gegevens en geschiedenis in de app.
• Koppel je een eigen systeem of een koppelpartner via onze klant-API, dan kan die de klokmomenten ophalen, met locatie en adres.
• Kigma en onze ontwikkelpartner kunnen voor beheer en support bij de gegevens.
• Voor hosting, foto-opslag en crashrapportage werken we met dienstverleners. Welke dat zijn en waar zij de gegevens verwerken, staat in de verwerkersovereenkomst.
• Accounts maak je zelf aan. Een medewerker kan zich niet zelf aanmelden.

Verwerkersovereenkomst

Jij bent als werkgever verantwoordelijk voor de gegevens van je medewerkers. Kigma Digital Solutions verwerkt ze voor jou. Dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst. Die wordt vóór de start getekend.

Hulp bij je DPIA

Omdat de app bij het klokken de locatie vastlegt, moet je vrijwel zeker een DPIA doen. Die doe je als werkgever zelf. Wij leveren de technische beschrijving: welke gegevens de app vastlegt, waar ze staan, wie erbij kan en welke bewaartermijnen we voorstellen.

Vragen van je OR en hulp bij je DPIA: de eerste 2 uur zijn kosteloos. Daarna rekenen we ons uurtarief.

Instemming van je OR

Heb je een ondernemingsraad? Dan heeft die instemmingsrecht, op grond van artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden: onder k (een regeling over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van medewerkers) en onder l (een systeem waarmee je aanwezigheid, gedrag of prestaties kunt controleren). Regel die instemming voordat je start.